Zásady ochrany osobních údajů oznamovacího kanálu

1. Kdo je správcem zpracování?

HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U. (dále jen HABITUS nebo společnost) je správcem zpracování osobních údajů získaných v rámci oznamovacího kanálu.
HABITUS respektuje základní práva a svobody osob, mezi něž patří základní právo na ochranu osobních údajů. Soukromí subjektů údajů je pro HABITUS základním pilířem. Osobní údaje zpracovává v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti těchto informací. Za tímto účelem přijala nezbytná technická a organizační opatření, která mají zabránit ztrátě, zneužití, pozměnění, neoprávněnému přístupu a odcizení poskytnutých osobních údajů, a to s ohledem na stav technologií, povahu údajů a rizika, kterým jsou vystaveny.

2. K jakému účelu zpracováváme vaše osobní údaje?

Osobní údaje budou zpracovávány za účelem správy informačního systému oznamovacího kanálu, a konkrétně za účelem vyřizování, zpracování a prošetřování všech jednání nebo opomenutí, která jsou v rozporu s etikou či právními předpisy, zajištění jejich dodržování a přijetí příslušných disciplinárních nebo právních opatření a případně stíhání trestných činů a výkonu trestních sankcí v souvislosti s přijatým oznámením, jakož i jeho zpracování a vyřízení.

3. Jaké osobní údaje budeme zpracovávat?

Osobní údaje, jejichž relevance není nezbytná pro zpracování konkrétní informace, nebudou shromažďovány. Pokud by byly shromážděny náhodou, budou okamžitě vymazány.

Oznámení podaná podle tohoto postupu mohou být anonymní a oznamovatel-informátor se nemusí identifikovat. Aniž je dotčeno výše uvedené, osobní údaje získané v souvislosti s oznámením a interním šetřením budou zpracovávány důvěrně a výhradně za účelem správy a kontroly tohoto postupu, při uplatnění příslušných zákonných záruk a opatření na ochranu soukromí.

Osobní údaje získané v souvislosti s oznámením a interním šetřením budou zpracovávány důvěrně a výhradně za účelem správy a kontroly tohoto postupu, při uplatnění příslušných zákonných záruk a opatření na ochranu soukromí.

Níže jsou uvedeny kategorie zpracovávaných údajů podle jednotlivých subjektů údajů:

Oznamovatel: budou zpracovávány osobní údaje uvedené v oznámení.
Oznámená osoba: budou zpracovávány identifikační údaje, údaje o společenských poměrech, údaje o zaměstnání a případně zvláštní kategorie osobních údajů spolu s údaji poskytnutými v rámci rozhovorů nebo prohlášení, která učiní.
Svědek: budou zpracovávány identifikační údaje a údaje poskytnuté v rámci rozhovorů.

Společnost nepožaduje ani nezpracovává žádné zvláštní kategorie osobních údajů, jako jsou například údaje o zdraví, rasovém nebo etnickém původu, náboženském či ideologickém přesvědčení, členství v odborech nebo sexuální orientaci. Vzhledem k tomu, že formulář obsahuje pole s volným textem, můžete tyto zvláštní kategorie dobrovolně uvést, stejně jako osobní údaje třetích osob, na které se ve svém sdělení odvoláváte. V každém případě lze v souladu s čl. 9 odst. 2 písm. g) GDPR zvláštní kategorie údajů zpracovávat z důvodů veřejného zájmu.

4. Jaký je právní základ zpracování vašich osobních údajů?

Právním základem zpracování osobních údajů je následující:

Pro správu oznámení prostřednictvím interního kanálu:
- Splnění právních povinností vztahujících se na správce zpracování (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), pokud jde o povinnost mít oznamovací kanál, v souladu s čl. 24 a 8 organického zákona 3/2018 o ochraně osobních údajů a záruce digitálních práv a čl. 30 odst. 2 zákona 2/2023.
- Podpůrně nezbytnost pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) v souvislosti s vyšetřováním protiprávních jednání nebo trestných činů, které by mohly mít dopad na společnost.

Pro ověření fungování systému.
- Splnění právní povinnosti vztahující se na správce zpracování (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

5. Kdo bude mít přístup k vašim osobním údajům?

Totožnost oznamovatele bude sdělena pouze v případě, že to bude nezbytné soudnímu orgánu, státnímu zastupitelství nebo příslušnému správnímu orgánu v rámci trestního, disciplinárního nebo sankčního řízení. V takových případech bude oznamovatel před odhalením své totožnosti informován, ledaže by tato informace mohla ohrozit vyšetřování nebo soudní řízení. Pokud příslušný orgán oznamovatele informuje, zašle mu písemné vysvětlení důvodů odhalení dotčených důvěrných údajů

V rozsahu povoleném zákonem neobdrží dotčená osoba žádné údaje týkající se totožnosti oznamovatelů.

Pokud jde o totožnost dotčených osob, budou přijata vhodná technická a organizační opatření k její ochraně a zajištění důvěrnosti, stejně jako důvěrnosti třetích osob, které mohou být uvedeny v poskytnutých informacích.

Přístup k údajům je omezen výhradně na osoby, které bez ohledu na to, zda působí uvnitř společnosti, vykonávají funkce interní kontroly a zajišťování souladu s právními předpisy, nebo na zpracovatele, kteří budou případně za tímto účelem jmenováni, a dále na pověřence pro ochranu osobních údajů nebo k tomu určenou odpovědnou osobu. Osobní údaje však mohou být v nezbytných případech sděleny zainteresovaným třetím stranám, jako jsou členové orgánu prevence, zaměstnanci organizace, externí poradci nebo veřejné orgány, za účelem vyšetření a objasnění oznámených skutečností, osobám odpovědným za právní služby za účelem určení odpovědnosti, zavedení nápravných opatření a případně podání příslušných právních a disciplinárních návrhů u kompetentních orgánů.

Bez ohledu na oznámení skutečností představujících trestný čin nebo správní delikt příslušnému orgánu bude přístup k údajům pracovníkům pověřeným správou a kontrolou lidských zdrojů umožněn pouze tehdy, pokud by mohlo být přijato disciplinární opatření vůči zaměstnancům.

S poskytovatelem pověřeným technickou implementací oznamovacího kanálu naším jménem, který nemá přístup ke sděleným informacím a s nímž byla uzavřena smlouva o zpracování osobních údajů.
Společnost v žádném případě nebude provádět automatizované předávání údajů na základě zaslaných informací.

Vaše osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí.

6. Jak dlouho budeme vaše osobní údaje uchovávat?

Údaje budou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k rozhodnutí, zda zahájit šetření oznámených skutečností. Pokud se prokáže, že poskytnuté informace nebo jejich část nejsou pravdivé, budou okamžitě vymazány, jakmile bude tato skutečnost zjištěna, ledaže by nepravdivost mohla představovat trestný čin; v takovém případě budou informace uchovávány po dobu nezbytnou pro průběh soudního řízení.

V každém případě budou po uplynutí tří (3) měsíců od přijetí oznámení, pokud nebylo zahájeno vyšetřování, vymazány, s výjimkou případů, kdy je jejich uchování nezbytné k doložení fungování systému. Komunikace a interní šetření nebudou v žádném případě uchovávány déle než deset let. Pokud bude nutné údaje uchovat za účelem pokračování ve vyšetřování, budou předány orgánu společnosti příslušnému k vyšetření oznámených skutečností, který je může dále zpracovávat; kopie údajů však nebude uchovávána v informačním systému interních oznámení. Oznámení, která nebyla dále zpracována, mohou být evidována pouze v anonymizované podobě, přičemž se na ně nevztahuje povinnost blokace podle čl. 32 organického zákona 3/2018.

7. Jaká máte práva?

Práva na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitku lze uplatnit za podmínek stanovených platnými právními předpisy písemně u společnosti HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U. na adrese Carrera de Sant Esteve 29, 08173, San Cugat del Vallés, Barcelona, Španělsko, nebo e-mailem na adrese contact@muymucho.com. Uveďte konkrétní právo, které chcete uplatnit. Pokud se domníváte, že společnost nezpracovávala osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, můžete rovněž kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů na výše uvedené adrese a/nebo podat stížnost u Španělského úřadu pro ochranu osobních údajů.

Uplatnění těchto práv však nebude možné v následujících případech:

Uplatnění práva na přístup oznámenou osobou nezahrnuje odhalení identifikačních údajů informátora. Právo na přístup k informacím obsaženým ve spisu se omezuje na informace týkající se vlastních osobních údajů, které jsou předmětem zpracování; údaje týkající se informátora do tohoto práva nespadají.
Pokud vyšetřovaná osoba uplatní právo vznést námitku, bude informována, že tak nemůže učinit, protože podle čl. 21 odst. 1 GDPR existují naléhavé důvody, které odůvodňují pokračování v tomto zpracování, a v souladu s čl. 31 odst. 4 zákona 2/2023.
Právo na výmaz nemůže žádný z účastníků uplatnit po dobu trvání vyšetřování.