Zásady ochrany osobních údajů kanálu pro hlášení nesrovnalostí

1. Kdo je správcem zpracování? 

HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U, (dále jen HABITUS nebo společnost) je správcem osobních údajů získaných v rámci Kanálu pro podávání oznámení. 
HABITUS respektuje základní práva a svobody jednotlivců, mezi které patří i základní právo na ochranu osobních údajů. Soukromí dotčených osob je pro HABITUS základním pilířem, a proto zpracovává jejich osobní údaje v souladu s platnou legislativou o ochraně osobních údajů, soukromí a bezpečnosti těchto informací. K tomu byly přijaty nezbytné technické a organizační opatření, aby se zabránilo ztrátě, zneužití, pozměnění, neoprávněnému přístupu a krádeži poskytnutých osobních údajů, s ohledem na stav technologie, povahu údajů a rizika, kterým jsou vystaveny.

2. Za jakým účelem zpracováváme vaše osobní údaje?

Osobní údaje budou zpracovávány za účelem správy informačního systému Kanálu pro podávání oznámení, konkrétně pro správu, vyřizování a vyšetřování všech činů nebo opomenutí v rozporu s etikou a zákonností, dohlížení na jejich dodržování a přijetí příslušných disciplinárních nebo právních opatření; případně také pro stíhání trestných činů a výkon trestních sankcí souvisejících s přijatým oznámením a jeho vyřizováním a řešením. 

3. Jaké osobní údaje budeme zpracovávat? 

Nejsou shromažďovány osobní údaje, které nejsou nezbytné pro zpracování konkrétní informace, a pokud by byly shromážděny omylem, budou okamžitě odstraněny.

Oznámení podaná podle tohoto postupu mohou být anonymní, není tedy nutné, aby oznamovatel-informátor byl identifikován. Bez ohledu na to budou osobní údaje získané v souvislosti s oznámením a interním vyšetřováním zpracovávány důvěrně a pouze pro správu a kontrolu tohoto postupu, s uplatněním příslušných záruk a zákonných opatření na ochranu soukromí.

Osobní údaje získané v souvislosti s oznámením a interním vyšetřováním budou zpracovávány důvěrně a pouze pro správu a kontrolu tohoto postupu, s uplatněním příslušných záruk a zákonných opatření na ochranu soukromí.

Následující jsou kategorie zpracovávaných údajů podle různých dotčených osob:

• Oznamovatel: budou zpracovány osobní údaje poskytnuté v oznámení.
• Obviněný: budou zpracovány identifikační údaje, sociální okolnosti, pracovní detaily a případně zvlášť chráněné údaje, stejně jako údaje poskytnuté během rozhovorů nebo výpovědí.
• Svědek: budou zpracovány identifikační údaje a údaje poskytnuté během rozhovorů.

Společnost nepožaduje ani nezpracovává žádné zvláštní kategorie osobních údajů, jako jsou například zdravotní informace, údaje o rasovém nebo etnickém původu, náboženských či ideologických přesvědčeních, odborové příslušnosti nebo sexuální orientaci. Nicméně vzhledem k tomu, že ve formuláři jsou volná textová pole, můžete dobrovolně zveřejnit tyto zvláštní kategorie, stejně jako osobní údaje třetích stran, na které v komunikaci odkazujete. V každém případě podle čl. 9 odst. 2 písm. g) GDPR mohou být zvláštní kategorie údajů zpracovávány z důvodů veřejného zájmu.

4. Jaký je právní základ pro zpracování vašich osobních údajů?

Právním základem pro zpracování osobních údajů je následující: 

• Pro správu oznámení prostřednictvím interního kanálu:
  • Plnění zákonných povinností správce zpracování (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), pokud jde o povinnost mít kanál pro podávání oznámení, v souladu s čl. 24 a 8 zákona č. 3/2018 o ochraně údajů a zárukách digitálních práv a čl. 30 odst. 2 zákona č. 2/2023.
  • V případě potřeby pro splnění veřejného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) ve vztahu k stíhání přestupků nebo trestných činů, které by mohly ovlivnit společnost. 

• Pro ověření fungování systému.
  • V souladu se zákonnou povinností správce zpracování (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). 

5. Kdo bude mít přístup k vašim osobním údajům? 

Identita oznamovatele bude sdělena pouze v případě potřeby soudnímu orgánu, státnímu zástupci nebo příslušnému správnímu orgánu v rámci trestního, disciplinárního nebo sankčního řízení. V těchto případech bude oznamovatel před odhalením své identity informován, pokud by tato informace nemohla ohrozit vyšetřování nebo soudní řízení. Když příslušný orgán oznámí toto sdělení oznamovateli, zašle mu písemné vysvětlení důvodů zveřejnění daných důvěrných údajů.

V rozsahu povoleném zákonem dotčená osoba neobdrží žádné údaje týkající se identity oznamovatelů.

Co se týče identity dotčených osob, budou přijata vhodná technická a organizační opatření k jejímu zachování, zajištění důvěrnosti a také důvěrnosti třetích stran, které mohou být v poskytnutých informacích zmíněny.

Přístup k údajům je omezen výhradně na osoby, které, ať už jsou součástí společnosti nebo ne, vykonávají funkce interní kontroly a dodržování předpisů, nebo na pověřence zpracováním, kteří jsou k tomu případně určeni, stejně jako na pověřence pro ochranu osobních údajů nebo odpovědnou osobu určenou k tomuto účelu. Nicméně osobní údaje mohou být v nezbytných případech sděleny třetím zainteresovaným stranám, jako jsou členové orgánu prevence, zaměstnanci organizace, externí poradci nebo veřejné orgány za účelem vyšetřování a objasnění oznámených skutečností, odpovědní pracovníci právních služeb pro stanovení odpovědnosti, zavedení nápravných opatření a případně podání právních a disciplinárních kroků u příslušných orgánů v každém případě.

Bez ohledu na oznámení příslušnému orgánu o skutečnostech představujících trestný čin nebo správní delikt bude přístup k údajům umožněn personálu s funkcemi řízení a kontroly lidských zdrojů pouze tehdy, pokud by mohlo dojít k přijetí disciplinárních opatření vůči zaměstnancům.

S dodavatelem, který provádí technickou implementaci kanálu oznámení naším jménem, přičemž nemá přístup k předávaným informacím, byla uzavřena smlouva o zpracování údajů. 
Společnost v žádném případě neprovádí automatizované předávání založené na zaslaných údajích.

Vaše osobní údaje nebudou předmětem mezinárodního přenosu údajů.

6. Jak dlouho budeme uchovávat vaše osobní údaje?

Údaje budou uchovávány po nezbytnou dobu k rozhodnutí o zahájení vyšetřování oznámených skutečností. Pokud se prokáže, že poskytnuté informace nebo jejich část nejsou pravdivé, budou okamžitě odstraněny od okamžiku zjištění této skutečnosti, pokud tato nepravdivost nemůže představovat trestný čin, v takovém případě budou informace uchovávány po dobu nezbytnou pro průběh soudního řízení.

V každém případě, pokud uplynou tři (3) měsíce od přijetí oznámení bez zahájení vyšetřování, budou údaje odstraněny, pokud není nutné je uchovat jako důkaz fungování systému. V žádném případě nebudou komunikace a interní vyšetřování uchovávány déle než deset let. Pokud bude nutné údaje uchovat pro pokračování vyšetřování, budou sděleny příslušnému orgánu společnosti, který má na starosti vyšetřování oznámených skutečností, a ten je může dále zpracovávat, přičemž kopie údajů nebudou uchovávány v informačním systému interních oznámení. Oznámení, která nebyla řešena, mohou být uchovávána pouze anonymizovaně a na ně se nevztahuje povinnost blokování podle čl. 32 zákona č. 3/2018.

7. Jaká máte práva?

Práva na přístup, opravu, výmaz, omezení, přenositelnost nebo námitku lze uplatnit v souladu s platnou legislativou písemně u HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U, na adrese Carrera de Sant Esteve 29, 08173, San Cugat del Vallés, Barcelona, Španělsko, nebo na e-mailové adrese contact@muymucho.com, přičemž je třeba uvést konkrétní právo, které chcete uplatnit. Pokud se domníváte, že společnost nezpracovává osobní údaje v souladu s platnou legislativou, můžete kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů na výše uvedené adrese a/nebo podat stížnost u Španělského úřadu pro ochranu osobních údajů.

Nicméně uplatnění těchto práv nebude možné v následujících případech:

• Uplatnění práva na přístup ze strany obviněného nezahrnuje odhalení identifikačních údajů informátora. Právo na přístup k informacím v spise bude omezeno na informace týkající se osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, a nebude zahrnovat údaje týkající se informátora.
• Pokud osoba vyšetřovaná uplatní právo na námitku, bude informována, že jej nemůže uplatnit, protože podle čl. 21 odst. 1 GDPR existují naléhavé důvody, které opravňují pokračovat v tomto zpracování, a v souladu s čl. 31 odst. 4 zákona č. 2/2023.
• Právo na zrušení nebude možné uplatnit žádným z účastníků během průběhu vyšetřování.