Gegevensbeschermingsbeleid van het meldingskanaal

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking? 

HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U., (hierna HABITUS of de onderneming genoemd) is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in het kader van het Klokkenluiderskanaal zijn verkregen.  
HABITUS respecteert de fundamentele rechten en vrijheden van personen, waaronder het fundamentele recht op bescherming van persoonsgegevens. De privacy van betrokkenen vormt een basispijler voor HABITUS. Daarom verwerkt HABITUS persoonsgegevens overeenkomstig de geldende wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, privacy en de beveiliging van deze informatie. Daartoe zijn de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, misbruik, wijziging, ongeoorloofde toegang en diefstal van de verstrekte persoonsgegevens te voorkomen, rekening houdend met de stand van de technologie, de aard van de gegevens en de risico’s waaraan deze zijn blootgesteld.

2. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden verwerkt met als doel het informatiesysteem van het Klokkenluiderskanaal te beheren en in het bijzonder alle handelingen of nalatigheden die in strijd zijn met de ethiek of de wet te beheren, te behandelen en te onderzoeken, de naleving daarvan te bewaken en de toepasselijke disciplinaire of juridische maatregelen te nemen en, in voorkomend geval, strafbare feiten te vervolgen en strafrechtelijke sancties ten uitvoer te leggen naar aanleiding van de ontvangen melding, alsmede deze te behandelen en af te handelen. 

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

Er worden geen persoonsgegevens verzameld waarvan de relevantie niet noodzakelijk blijkt voor de behandeling van specifieke informatie. Als dergelijke gegevens per ongeluk worden verzameld, worden ze onmiddellijk verwijderd.

Meldingen die overeenkomstig deze Procedure worden ingediend, kunnen anoniem zijn; de melder-informant hoeft zich niet te identificeren. Onverminderd het voorgaande worden de persoonsgegevens die naar aanleiding van de melding en het interne onderzoek zijn verkregen, vertrouwelijk verwerkt en uitsluitend gebruikt voor het beheer en de controle van deze Procedure, met toepassing van de vereiste wettelijke waarborgen en privacymaatregelen.

De persoonsgegevens die naar aanleiding van de melding en het interne onderzoek zijn verkregen, worden vertrouwelijk verwerkt en uitsluitend gebruikt voor het beheer en de controle van deze Procedure, met toepassing van de vereiste wettelijke waarborgen en privacymaatregelen.

Hieronder worden de categorieën verwerkte gegevens geïdentificeerd op basis van de verschillende betrokkenen:

• Melder: de persoonsgegevens die in de melding zijn verstrekt, worden verwerkt.
• Betrokkene: identificatiegegevens, sociale omstandigheden, arbeidsgegevens en mogelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens worden verwerkt, naast de gegevens die tijdens de interviews of verklaringen worden verstrekt.
• Getuige: identificatiegegevens en de gegevens die tijdens de interviews worden verstrekt, worden verwerkt.

De onderneming vraagt of verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsinformatie, informatie over ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap of seksuele geaardheid. Omdat het formulier echter vrije tekstvelden bevat, kunt u deze bijzondere categorieën vrijwillig bekendmaken, evenals persoonsgegevens van derden naar wie u in die communicatie verwijst. In ieder geval kunnen overeenkomstig art. 9.2 g) AVG bijzondere categorieën gegevens worden verwerkt om redenen van algemeen belang.

4. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens is de volgende: 

• Voor het beheer van een melding via een intern kanaal:
  • Het nakomen van de wettelijke verplichtingen die op de verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijn (art. 6.1 c) AVG), wat betreft de verplichting om een klokkenluiderskanaal te hebben en overeenkomstig art. 24 en 8 van Organieke Wet 3/2018 inzake gegevensbescherming en de waarborging van digitale rechten en art. 30.2 van Wet 2/2023.
  • Bij gebreke daarvan, omdat dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang (art. 6.1 e) AVG) in verband met de vervolging van inbreuken of strafbare feiten die de onderneming zouden kunnen treffen. 

• Voor het controleren van de werking van het systeem.
  • Ter nakoming van een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke van toepassing is (art. 6.1 c) AVG). 

5. Wie krijgt toegang tot uw persoonsgegevens? 

De identiteit van de melder wordt alleen bekendgemaakt indien dit noodzakelijk is aan de rechterlijke autoriteit, het Openbaar Ministerie of de bevoegde administratieve autoriteit in het kader van een strafrechtelijk, disciplinair of sanctionerend onderzoek. In dergelijke gevallen wordt de melder voorafgaand aan de bekendmaking van zijn of haar identiteit hiervan op de hoogte gesteld, tenzij deze informatie het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen. Wanneer de bevoegde autoriteit de melder hiervan op de hoogte stelt, verstrekt zij een schrijven waarin de redenen voor de bekendmaking van de betreffende vertrouwelijke gegevens worden toegelicht

Voor zover de wet dit toestaat, ontvangt de betrokken persoon geen gegevens met betrekking tot de identiteit van de melders.

Met betrekking tot de identiteit van de betrokken personen worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen om deze te beschermen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen, evenals die van derden die in de verstrekte informatie kunnen worden genoemd.

De toegang tot de gegevens is uitsluitend beperkt tot personen die, al dan niet binnen de onderneming, belast zijn met interne controle en naleving van regelgeving, of tot verwerkers die eventueel daartoe worden aangesteld, evenals tot de Functionaris voor Gegevensbescherming of de daarvoor aangewezen verantwoordelijke. Niettemin kunnen de persoonsgegevens, indien dit noodzakelijk is, worden verstrekt aan belanghebbende derden, zoals leden van het preventieorgaan, werknemers van de organisatie, externe adviseurs of overheidsinstanties, voor het onderzoeken en ophelderen van de gemelde feiten, aan verantwoordelijken van juridische diensten voor het vaststellen van verantwoordelijkheden, het invoeren van corrigerende maatregelen en, in voorkomend geval, het instellen van de vereiste juridische en disciplinaire procedures bij de bevoegde instanties.

Onverminderd de melding aan de bevoegde autoriteit van feiten die een strafbaar of administratief delict vormen, wordt alleen wanneer disciplinaire maatregelen tegen werknemers kunnen worden genomen, toegang tot de gegevens verleend aan personeel dat belast is met het beheer en de controle van human resources.

Met de dienstverlener die namens ons belast is met de technische implementatie van het klokkenluiderskanaal, die geen toegang heeft tot de meegedeelde informatie en met wie een verwerkersovereenkomst is gesloten. 
De onderneming zal in geen geval geautomatiseerde doorgiften uitvoeren op basis van de verstrekte gegevens.

Uw persoonsgegevens worden niet internationaal doorgegeven.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De gegevens worden bewaard gedurende de strikt noodzakelijke periode om te beslissen of een onderzoek naar de gemelde feiten moet worden gestart. Als blijkt dat de verstrekte informatie of een deel daarvan niet waarheidsgetrouw is, wordt deze onmiddellijk verwijderd vanaf het moment waarop hiervan kennis is genomen, tenzij de onjuistheid een strafbaar feit kan vormen. In dat geval wordt de informatie bewaard gedurende de noodzakelijke periode waarin de gerechtelijke procedure wordt gevoerd.

In ieder geval worden de gegevens drie (3) maanden na ontvangst van de melding verwijderd als er geen onderzoeksactiviteiten zijn gestart, behalve wanneer bewaring noodzakelijk is om de werking van het systeem aan te tonen. De communicatie en interne onderzoeken worden in geen geval langer dan tien jaar bewaard. Als het noodzakelijk is de gegevens te bewaren om het onderzoek voort te zetten, worden ze meegedeeld aan het orgaan binnen de onderneming dat verantwoordelijk is voor het onderzoek naar de gemelde feiten. Dit orgaan kan de gegevens verder verwerken; er wordt geen kopie van de gegevens bewaard in het informatiesysteem voor interne meldingen. Meldingen die niet in behandeling zijn genomen, mogen uitsluitend in geanonimiseerde vorm worden opgenomen; daarop is de in art. 32 van Organieke Wet 3/2018 bedoelde blokkeringsplicht niet van toepassing.

7. Wat zijn uw rechten?

De rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar kunnen, overeenkomstig de voorwaarden van de geldende regelgeving, worden uitgeoefend door middel van een schriftelijk verzoek aan HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U. op het volgende adres: Carrera de Sant Esteve 29, 08173, San Cugat del Vallés, Barcelona, Spanje, of via het e-mailadres contact@muymucho.com, waarbij u aangeeft welk recht u wilt uitoefenen. Als u van mening bent dat de onderneming de persoonsgegevens niet overeenkomstig de geldende regelgeving heeft verwerkt, kunt u bovendien contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming via bovenstaand adres en/of een klacht indienen bij de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit.

De uitoefening van deze rechten is echter niet mogelijk in de volgende gevallen:

• De uitoefening van het recht op inzage door de betrokkene omvat niet de bekendmaking van de identificatiegegevens van de informant. Het recht op inzage in de informatie in het dossier is beperkt tot informatie over de eigen persoonsgegevens die worden verwerkt; gegevens met betrekking tot de informant vallen niet onder dit recht.
• Als de onderzochte persoon het recht van bezwaar uitoefent, wordt meegedeeld dat dit recht niet kan worden uitgeoefend, omdat er overeenkomstig art. 21.1 AVG dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan om de verwerking voort te zetten, en overeenkomstig art. 31.4 van Wet 2/2023.
• Het recht op verwijdering kan door geen van de deelnemers worden uitgeoefend zolang het onderzoek loopt.