Política de protecció de dades del canal de denúncies

1. Qui és el responsable del tractament? 

HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U, (d’ara endavant, HABITUS o l’empresa) és el responsable del tractament de les dades personals obtingudes en el marc del Canal de denúncies.  
HABITUS respecta els drets i les llibertats fonamentals de les persones, entre els quals es troba el dret fonamental a la protecció de les dades de caràcter personal. La privacitat dels interessats és un pilar bàsic per a HABITUS, que tracta les seves dades personals d’acord amb la legislació vigent en matèria de protecció de dades personals, privacitat i seguretat d’aquesta informació. Amb aquesta finalitat, s’han adoptat les mesures tècniques i organitzatives necessàries per evitar la pèrdua, el mal ús, l’alteració, l’accés no autoritzat i el robatori de les dades personals facilitades, tenint en compte l’estat de la tecnologia, la naturalesa de les dades i els riscos als quals estan exposades.

2. Per a què tractem les seves dades personals?

Les dades personals es tractaran amb la finalitat de gestionar el sistema d’informació del Canal de denúncies i, en concret, per gestionar, tramitar i investigar tots els actes o omissions contraris a l’ètica i a la legalitat, vetllar pel seu compliment i adoptar les mesures disciplinàries o legals que corresponguin i, si escau, l’enjudiciament d’infraccions penals i l’execució de sancions penals derivades de la denúncia rebuda, així com la seva tramitació i resolució. 

3. Quines dades personals tractarem? 

No es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no sigui necessària per tractar una informació específica o, si es recopilen accidentalment, se’n procedirà a l’eliminació immediata.

Les denúncies presentades d’acord amb aquest procediment podran ser anònimes, i no serà necessari que la persona denunciant o informant s’identifiqui. Sense perjudici de l’anterior, les dades personals obtingudes amb motiu de la denúncia i de la investigació interna es tractaran de manera confidencial i únicament per a la gestió i el control d’aquest procediment, aplicant les garanties i mesures de privacitat exigibles legalment.

Les dades personals obtingudes amb motiu de la denúncia i de la investigació interna es tractaran de manera confidencial i únicament per a la gestió i el control d’aquest procediment, aplicant les garanties i mesures de privacitat exigibles legalment.

A continuació, s’identifiquen les categories de dades tractades en funció dels diferents interessats:

• Persona denunciant: es tractaran les dades personals facilitades en la denúncia.
• Persona denunciada: es tractaran les dades identificatives, les circumstàncies socials, els detalls de l’ocupació i, potencialment, dades especialment protegides, així com les facilitades en les entrevistes o declaracions que manifesti.
• Testimoni: es tractaran les dades identificatives, així com les facilitades en les entrevistes.

L’empresa no sol·licita ni tracta cap categoria especial de dades personals com, per exemple, informació sobre la salut, l’origen racial o ètnic, les conviccions religioses o ideològiques, l’afiliació sindical o l’orientació sexual. No obstant això, atès que el formulari conté camps de text lliure, vostè podria divulgar voluntàriament aquestes categories especials, així com dades personals de tercers als quals faci referència en aquesta comunicació. En qualsevol cas, d’acord amb l’art. 9.2 g) RGPD, es podran tractar dades de categories especials per raons d’interès públic.

4. Quina és la legitimació del tractament de les seves dades personals?

La base jurídica per al tractament de les dades personals és la següent: 

• Per a la gestió d’una denúncia a través d’un canal intern:
  • El compliment de les obligacions legals aplicables al responsable del tractament (art. 6.1c) RGPD), pel que fa al deure de disposar d’un canal de denúncies i d’acord amb l’art. 24 i 8 de la LO 3/2018 de Protecció de dades i garantia dels drets digitals i l’art. 30.2 de la Llei 2/2023.
  • Si no n’hi hagués, per ser necessari per al compliment d’un interès públic (art. 6.1 e) RGPD), en relació amb la persecució d’infraccions o delictes que poguessin afectar l’empresa. 

• Per verificar el funcionament del sistema.
  • En compliment d’una obligació legal aplicable al responsable del tractament (art. 6.1 c) RGPD). 

5. Qui disposarà de les seves dades personals? 

La identitat de la persona denunciant només es comunicarà, si és necessari, a l’Autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent en el marc d’una investigació penal, disciplinària o sancionadora. En aquests casos, s’informarà la persona denunciant abans de revelar-ne la identitat, tret que aquesta informació pugui comprometre la investigació o el procediment judicial. Quan l’autoritat competent ho comuniqui a la persona denunciant, li remetrà un escrit en què explicarà els motius de la revelació de les dades confidencials en qüestió

En la mesura que ho permeti la llei, la persona afectada no rebrà cap dada relativa a la identitat de les persones denunciants.

Pel que fa a la identitat de les persones afectades, s’adoptaran les mesures tècniques i organitzatives adequades per preservar-la, garantint-ne la confidencialitat, així com la de tercers que es puguin esmentar en la informació subministrada.

L’accés a les dades queda limitat exclusivament a les persones que, integrades o no en el si de l’empresa, desenvolupin funcions de control intern i de compliment normatiu, o als encarregats del tractament que eventualment es designin amb aquesta finalitat, així com al delegat de protecció de dades o a la persona responsable designada amb aquesta finalitat. No obstant això, les dades personals podran ser comunicades, quan sigui indispensable, a tercers interessats com ara membres de l’òrgan de Prevenció, empleats de l’organització, assessors externs o autoritats públiques amb finalitats d’investigació i esclariment dels fets denunciats, responsables dels serveis jurídics per determinar responsabilitats, implantar accions correctives i, si escau, interposar les accions legals i disciplinàries exigibles davant els òrgans competents en cada cas.

Sense perjudici de la notificació a l’autoritat competent dels fets constitutius d’un il·lícit penal o administratiu, només quan pugui procedir l’adopció de mesures disciplinàries contra els empleats, es permetrà l’accés a les dades al personal amb funcions de gestió i control dels recursos humans.

Amb el proveïdor encarregat de dur a terme en nom nostre la implementació tècnica del canal de denúncies, que no té accés a la informació comunicada i amb el qual s’ha subscrit un contracte d’encarregat del tractament. 
En cap cas, l’empresa durà a terme cessions automatitzades basades en les dades remeses.

Les seves dades personals no seran objecte de transferència internacional de dades.

6. Quant de temps conservarem les seves dades personals?

Les dades es conservaran durant el temps imprescindible per decidir si és procedent iniciar una investigació sobre els fets denunciats. Si es demostrés que la informació facilitada, o una part d’aquesta, no és veraç, se’n procedirà a la supressió immediata des del moment en què es tingui constància d’aquesta circumstància, tret que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal; en aquest cas, la informació es conservarà durant el temps necessari mentre es tramiti el procediment judicial.

En tot cas, transcorreguts tres (3) mesos des de la recepció de la denúncia sense que s’hagin iniciat actuacions d’investigació, se’n procedirà a la supressió, tret que sigui necessari conservar-les per deixar constància del funcionament del sistema. En cap cas les comunicacions i investigacions internes es conservaran durant un període superior a deu anys. Si fos necessari conservar les dades per continuar la investigació, es comunicaran a l’òrgan de l’empresa al qual correspongui investigar els fets denunciats, que podrà continuar tractant-les, sense que se’n conservi cap còpia al sistema d’informació de denúncies internes. Les denúncies que no hagin estat admeses a tràmit només podran constar de manera anonimitzada, sense que els sigui aplicable l’obligació del bloqueig prevista a l’art. 32 de la LO 3/2018.

7. Quins són els seus drets?

Els drets d’accés, rectificació, supressió, limitació, portabilitat o oposició es podran exercir, en els termes especificats en la normativa vigent, mitjançant un escrit adreçat a HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U, a l’adreça següent: Carrera de Sant Esteve 29, 08173, San Cugat del Vallés, Barcelona, Espanya, o a l’adreça de correu electrònic contact@muymucho.com, indicant el dret concret que es vol exercir. Així mateix, si considera que l’empresa no ha tractat les dades personals d’acord amb la normativa vigent, pot contactar amb el delegat de protecció de dades a l’adreça anterior i/o presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.

No obstant això, no es podrà exercir aquests drets en els supòsits següents:

• L’exercici del dret d’accés per part de la persona denunciada no inclou la revelació de les dades identificatives de la persona informant. El dret d’accés a la informació que consti a l’expedient quedarà limitat a la informació relativa a les pròpies dades de caràcter personal objecte de tractament, sense que es pugui entendre inclosa en l’exercici d’aquest dret la informació relativa a la persona informant.
• En cas que la persona investigada exerceixi el dret d’oposició, se l’informarà que no podrà exercir-lo perquè, d’acord amb l’art. 21.1 RGPD, hi ha motius imperiosos que legitimen la continuació d’aquest tractament, i d’acord amb l’art. 31.4 de la Llei 2/2023.
• Cap dels participants podrà exercir el dret de cancel·lació durant el transcurs de la investigació.