Informativa sulla protezione dei dati del canale per le segnalazioni

1. Chi è il titolare del trattamento?

HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U, (di seguito HABITUS o la società) è il titolare del trattamento dei dati personali ottenuti nell’ambito del Canale di segnalazione.
HABITUS rispetta i diritti e le libertà fondamentali delle persone, tra cui il diritto fondamentale alla protezione dei dati personali. La privacy degli interessati è un pilastro fondamentale per HABITUS, che tratta i dati personali in conformità alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, privacy e sicurezza delle informazioni. A tal fine, sono state adottate le misure tecniche e organizzative necessarie per evitare la perdita, l’uso improprio, l’alterazione, l’accesso non autorizzato e il furto dei dati personali forniti, tenendo conto dello stato della tecnologia, della natura dei dati e dei rischi ai quali sono esposti.

2. Per quali finalità trattiamo i vostri dati personali?

I dati personali saranno trattati al fine di gestire il sistema informativo del Canale di segnalazione e, in particolare, per gestire, elaborare e indagare tutti gli atti od omissioni contrari all’etica e alla legge, vigilare sul rispetto di quest’ultima e adottare le misure disciplinari o legali pertinenti e, se del caso, procedere all’accertamento delle violazioni penali e all’esecuzione delle sanzioni penali relative alla Segnalazione ricevuta, nonché alla relativa elaborazione e risoluzione.

3. Quali dati personali tratteremo?

Non saranno raccolti dati personali la cui pertinenza non risulti necessaria per trattare una specifica informazione o, qualora siano raccolti accidentalmente, si procederà alla loro immediata cancellazione.

Le Segnalazioni presentate ai sensi della presente Procedura potranno essere anonime e non sarà necessario che il segnalante-informatore si identifichi. Fermo restando quanto sopra, i dati personali ottenuti in occasione della Segnalazione e dell’indagine interna saranno trattati in modo riservato ed esclusivamente per la gestione e il controllo della presente Procedura, applicando le opportune garanzie e misure di privacy previste dalla legge.

I dati personali ottenuti in occasione della Segnalazione e dell’indagine interna saranno trattati in modo riservato ed esclusivamente per la gestione e il controllo della presente Procedura, applicando le opportune garanzie e misure di privacy previste dalla legge.

Di seguito sono identificate le categorie di dati trattati in funzione dei diversi interessati:

Segnalante: saranno trattati i dati personali forniti nella segnalazione.
Segnalato: saranno trattati i dati identificativi, le circostanze sociali, i dettagli relativi all’impiego e, potenzialmente, i dati particolarmente protetti, oltre a quelli forniti durante i colloqui o nelle dichiarazioni rese.
Testimone: saranno trattati i dati identificativi, oltre a quelli forniti durante i colloqui.

La società non richiede né tratta categorie particolari di dati personali quali, ad esempio, informazioni sulla salute, sull’origine razziale o etnica, sulle convinzioni religiose o ideologiche, sull’appartenenza sindacale o sull’orientamento sessuale. Tuttavia, poiché il modulo contiene campi di testo libero, potreste divulgare volontariamente tali categorie particolari, nonché dati personali di terzi ai quali fate riferimento nella comunicazione. In ogni caso, ai sensi dell’art. 9.2 g) del RGPD, i dati appartenenti a categorie particolari potranno essere trattati per motivi di interesse pubblico.

4. Qual è la base giuridica del trattamento dei vostri dati personali?

La base giuridica per il trattamento dei dati personali è la seguente:

Per la gestione di una segnalazione attraverso un canale interno:
- l’adempimento degli obblighi legali applicabili al titolare del trattamento (art. 6.1 c) RGPD), per quanto riguarda l’obbligo di disporre di un canale di segnalazione e in conformità agli artt. 24 e 8 della LO 3/2018 sulla protezione dei dati e la garanzia dei diritti digitali e all’art. 30.2 della Legge 2/2023.
- In subordine, poiché necessario per l’adempimento di un interesse pubblico (art. 6.1 e) RGPD), in relazione al perseguimento di violazioni o reati che potrebbero riguardare la società.

Per verificare il funzionamento del sistema.
- In adempimento di un obbligo legale applicabile al titolare del trattamento (art. 6.1 c) RGPD).

5. Chi avrà accesso ai vostri dati personali?

L’identità del segnalante sarà comunicata, se necessario, esclusivamente all’Autorità giudiziaria, al Pubblico Ministero o all’autorità amministrativa competente nell’ambito di un’indagine penale, disciplinare o sanzionatoria. In tali casi, il segnalante sarà informato prima che la sua identità venga rivelata, salvo che tale informazione possa compromettere l’indagine o il procedimento giudiziario. Quando l’autorità competente ne darà comunicazione al segnalante, gli trasmetterà una comunicazione scritta spiegando i motivi della rivelazione dei dati riservati in questione

Nei limiti consentiti dalla legge, la persona interessata non riceverà alcun dato relativo all’identità dei segnalanti.

Per quanto riguarda l’identità delle persone interessate, saranno adottate misure tecniche e organizzative adeguate per proteggerla, garantendone la riservatezza, così come quella dei terzi eventualmente menzionati nelle informazioni fornite.

L’accesso ai dati è limitato esclusivamente a coloro che, operando o meno all’interno della società, svolgono funzioni di controllo interno e conformità normativa, o ai responsabili del trattamento eventualmente nominati a tal fine, nonché al Responsabile della protezione dei dati o al responsabile designato a tale scopo. Tuttavia, i dati personali potranno essere comunicati, quando indispensabile, a soggetti terzi interessati, quali membri dell’organo di Prevenzione, dipendenti dell’organizzazione, consulenti esterni o autorità pubbliche, per finalità di indagine e chiarimento dei fatti segnalati; ai responsabili dei servizi legali per la determinazione delle responsabilità, l’attuazione di azioni correttive e, se del caso, la promozione delle azioni legali e disciplinari richieste dinanzi agli organi competenti in ciascun caso.

Fatta salva la comunicazione all’autorità competente di fatti costituenti illecito penale o amministrativo, solo qualora possa essere necessaria l’adozione di misure disciplinari nei confronti dei dipendenti, sarà consentito l’accesso ai dati al personale con funzioni di gestione e controllo delle risorse umane.

Con il fornitore incaricato di realizzare per nostro conto l’implementazione tecnica del canale di segnalazione, che non ha accesso alle informazioni comunicate e con il quale è stato sottoscritto un contratto di responsabile del trattamento.
In nessun caso la società effettuerà cessioni automatizzate basate sui dati trasmessi.

I vostri dati personali non saranno oggetto di trasferimenti internazionali di dati.

6. Per quanto tempo conserveremo i vostri dati personali?

I dati saranno conservati per il tempo strettamente necessario a decidere sull’opportunità di avviare un’indagine sui fatti segnalati. Qualora fosse dimostrato che le informazioni fornite, o parte di esse, non sono veritiere, si procederà alla loro immediata cancellazione dal momento in cui si avrà conoscenza di tale circostanza, salvo che la mancanza di veridicità possa costituire un illecito penale, nel qual caso le informazioni saranno conservate per il tempo necessario allo svolgimento del procedimento giudiziario.

In ogni caso, trascorsi tre (3) mesi dalla ricezione della segnalazione senza che siano state avviate attività di indagine, si procederà alla cancellazione, salvo quando sia necessario conservarli per lasciare evidenza del funzionamento del sistema. In nessun caso le comunicazioni e le indagini interne saranno conservate per un periodo superiore a dieci anni. Qualora fosse necessario conservare i dati per proseguire l’indagine, essi saranno comunicati all’organo della società competente per l’indagine sui fatti segnalati, che potrà continuare a trattarli; non sarà conservata alcuna copia dei dati nel sistema informativo delle segnalazioni interne. Le Segnalazioni che non hanno avuto seguito potranno risultare esclusivamente in forma anonimizzata e non saranno soggette all’obbligo di blocco previsto dall’art. 32 della LO 3/2018.

7. Quali sono i vostri diritti?

I diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità od opposizione potranno essere esercitati, nei termini specificati dalla normativa vigente, mediante comunicazione scritta a HABITUS GLOBAL RETAIL, S.L.U, al seguente indirizzo Carrera de Sant Esteve 29, 08173, San Cugat del Vallés, Barcellona, Spagna, oppure all’indirizzo e-mail contact@muymucho.com, indicando il diritto specifico che si desidera esercitare. Inoltre, qualora riteniate che la società non abbia trattato i dati personali in conformità alla normativa vigente, è possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati all’indirizzo sopra indicato e/o presentare un reclamo all’Agenzia spagnola per la protezione dei dati.

Tuttavia, l’esercizio di tali diritti non sarà applicabile nei seguenti casi:

L’esercizio del diritto di accesso da parte del segnalato non include la rivelazione dei dati identificativi dell’informatore. Il diritto di accesso alle informazioni contenute nel fascicolo sarà limitato alle informazioni relative ai propri dati personali oggetto del trattamento; non si potrà ritenere incluso nell’esercizio di tale diritto l’accesso ai dati relativi all’informatore.
Qualora la persona sottoposta a indagine eserciti il diritto di opposizione, sarà informata che non potrà esercitarlo poiché, ai sensi dell’art. 21.1 RGPD, sussistono motivi cogenti che legittimano la prosecuzione di tale trattamento, conformemente all’art. 31.4 della Legge 2/2023.
Il diritto alla cancellazione non potrà essere esercitato da nessuno dei partecipanti durante lo svolgimento dell’indagine.